General Terms and Conditions

Die Welcomy GmbH (Leopoldstr. 31, 80802 München) („Anbieter“) betreibt den CloudService „Welcomyapp“ („Plattform“), über den ein Unternehmer seinen Kunden eine einfache, kontaktlose Registrierung von Kontaktdaten über die Smartphones der Kunden anbieten und diese Daten verschlüsselt speichern kann, um rechtlichen Dokumentationspflichten nachzukommen. Daten der Kunden werden mit einem öffentlichen Schlüssel des Unternehmers verschlüsselt. Die Daten der Kunden sollen dabei nur bei Bedarf abgerufen und mit dem privaten Schlüssel des Unternehmers entschlüsselt werden, und werden nach Ende der jeweiligen Aufbewahrungszeiträume automatisch gelöscht.

​1 Vertragsschluss, Vertragsgegenstand

1.1 Die Nutzung der Plattform wird nur öffentlichen Stellen (insb. Bund, Länder, Kommunen und deren Behörden und Einrichtungen) sowie Unternehmen im Sinne des § 14 BGB (d. h. natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Abschluss des Vertrages in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handeln) angeboten; beide werden in diesen Bedingungen zur Vereinfachung als „Unternehmer“ bezeichnet.

‍1.2 Indem der Unternehmer auf der Anbieter-Website (http://www.welcomy.co) ein Leistungspaket auswählt und nach dem initialen Aktivierunsggespräch den Leistungsschein ausfüllt und absendet, macht er ein Angebot zum Abschluss des Vertrages. Bis zum Absenden des Leistungsscheins kann der Unternehmer Eingabefehler dadurch korrigieren, dass er das entsprechende Feld des Leistungsscheins erneut anklickt und den Fehler korrigiert. Der Vertrag kommt zustande, indem der Anbieter das Angebot des Unternehmers ausdrücklich annimmt oder den Zugang zur Plattform tatsächlich freischaltet.

1.3 Der Anbieter stellt dem Unternehmer die auf www.welcomyapp.com näher bezeichneten Funktionalitäten der Plattform als Cloud-Service bereit. Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses aktuellen Funktionsbeschreibungen auf der Website werden im Folgenden auch als „Leistungsbeschreibung“ bezeichnet. Über die in den jeweiligen Leistungsbeschreibungen ausdrücklich genannten Leistungen hinaus erbringt der Anbieter keine Schulungs-, Installations-, Konfigurations-, Anpassungs-, Programmier-, oder sonstige Leistungen. Der Anbieter leistet keine Rechtsberatung. Es liegt in der Verantwortung des Unternehmers, sich über die für seinen Betrieb geltenden Dokumentationsanforderungen zu unterrichten und diese umzusetzen. Die Plattform ist lediglich ein Werkzeug, das der Unternehmer hierfür nutzen kann.

1.4 Diese AGB sind für ihren Anwendungsbereich abschließend. Etwaige Geschäftsbedingungen des Unternehmers werden auch dann nicht Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Anwendung nicht ausdrücklich widerspricht.​


2 Pflichten des Anbieters; Verfügbarkeit

2.1 Der Anbieter hostet die Plattform und stellt dem Unternehmer Zugangsdaten und einen öffentlichen sowie einen privaten Schlüssel zur Verfügung. Das Hosting der Plattform beinhaltet auch eine Bereitstellung von Speicherplatz in einem dem Nutzungszweck angemessenen Umfang.

2.2 Der Anbieter stellt Benutzungshinweise zu der Plattform in deutscher Sprache in elektronischer Form (z.B. als Tutorial-Video, FAQ) zur Verfügung. Eine gedruckte Dokumentation wird nicht geschuldet. Der Unternehmer darf die Benutzungshinweise nur zu internen Zwecken vervielfältigen. Alle sonstigen Rechte an den Benutzungshinweisen, insbesondere die Bearbeitungsrechte, bleiben vorbehalten.

2.3 Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten, die der Unternehmer bzw. dessen Kunden in die Plattform hochladen, im Auftrag des Unternehmers. Der Unternehmer ist der Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts. Er hat in diesem Zusammenhang auch die in seinem Account zur Verfügung gestellten Dokumente (Auftragsverarbeitungsvereinbarung, Infoblatt und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten) herunterzuladen, zu seinen Akten zu nehmen und sich als Verantwortlicher einzutragen. Im Hinblick auf die Datenverarbeitung im Auftrag des Unternehmers schließen die Parteien die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AV), als Bestandteil des Vertrags (siehe unten). Bei Widersprüchen gehen die Bestimmungen der AV dieser AGB vor.

2.4 Der Anbieter ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, den Funktionsumfang der Plattform zu erweitern und weiterzuentwickeln. Es bleibt dem Anbieter vorbehalten, Erweiterungen und Weiterentwicklungen nur gegen Zahlung eines zusätzlichen Entgeltes (und nach Maßgabe einer dann abzuschließenden Ergänzung dieses Vertrages) anzubieten. Stellt der Anbieter nach Vertragsschluss erweiterte oder zusätzliche Funktionen kostenlos zur Verfügung, gelten diese bereitgestellten Funktionen als freiwillige Leistung des Anbieters.

2.5 Der Anbieter kann den Funktionsumfang der Plattform jederzeit in für den Unternehmer zumutbarem Maße ändern. Eine Änderung ist insbesondere dann zumutbar, wenn sie aus wichtigem Grund erforderlich wird und die in der Leistungsbeschreibung definierten Leistungsmerkmale im Wesentlichen sowie die Hauptleistungspflichten des Anbieters vollständig erhalten bleiben. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn Störungen der Leistungserbringung durch Subunternehmer vorliegen oder die Änderung aus sicherheitstechnischen Gründen oder wegen Änderungen von Gesetzgebung und/oder Rechtsprechung geboten ist. Betreffen die Änderungen nicht ausschließlich zeitkritische Sicherheitsupdates, Erweiterungen der Funktion oder nicht nur unwesentliche Bestandteile der zu erbringenden Leistungen (wie beispielsweise geringfügige Designänderungen), wird der Anbieter den Unternehmer über die Änderung mindestens vier Wochen vor deren Inkrafttreten per E-Mail hinweisen.

2.6 Der Anbieter ist berechtigt, den Account des Unternehmers vorübergehend zu sperren, wenn
a) Anhaltspunkte bestehen, dass Zugangsdaten bzw. private Schlüssel missbraucht wurden bzw. werden oder die Zugangsdaten bzw. privaten Schlüssel einem unbefugten Dritten überlassen wurden bzw. werden oder einer Person zugewiesenen Zugangsdaten durch mehr als eine natürliche Person verwendet  werden;
b) Anhaltspunkte bestehen, dass sich unbefugte Dritte anderweitig Zugang zu dem Account des Unternehmers verschafft haben;
c) die Sperrung aus technischen Gründen erforderlich ist;
d) der Anbieter aufgrund gesetzlicher, gerichtlicher oder behördlicher Vorgaben zur Sperrung verpflichtet ist;
e) der Unternehmer mehr als zwei Wochen mit der Zahlung eines vereinbarten Entgelts in Verzug ist;
f) der Unternehmer falsche Zahlungsdaten hinterlegt bzw. hinterlegte Zahlungsdaten nicht aktualisiert hat und eine regelmäßige Erfüllung der Leistungspflichten des Unternehmers nicht gewährleistet ist;
g) eine Gefahr der erheblichen Beschädigung oder Beeinträchtigung der vom Anbieter bereitgestellten Leistungen besteht. Der Anbieter soll die Sperrung spätestens einen Werktag vor Inkrafttreten in Textform ankündigen, soweit die Ankündigung unter Abwägung der beiderseitigen Interessen zumutbar und mit dem Zweck der Sperrung vereinbar ist.
Der Anbieter wird die Sperrung unverzüglich aufheben, wenn der Grund der Sperrung wegfällt. Soweit der Zweck der Sperrung es erlaubt, insb. in den Fällen der Buchstaben e) und f), verbleibt dem Unternehmer die Möglichkeit, bei Bedarf Daten der Kunden abzurufen und zu entschlüsseln.

2.7 Der Anbieter ist berechtigt, zur Erfüllung des Vertrages nach eigenem Ermessen Subunternehmer einzuschalten. Die Bestimmungen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung bleiben unberührt.  

3 Verantwortlichkeit und Pflichten des Kunden; Freistellung

3.1 Der Unternehmer hat selbstständig dafür zu sorgen, die Leistung entgegennehmen zu können. Insbesondere ist die Bereitstellung der dazu erforderlichen Hard- und Software durch den Anbieter nicht Vertragsbestandteil. Die Bedienung und Konfiguration der Plattform obliegt allein dem Unternehmer.

3.2 Der Unternehmer ist selbst dafür verantwortlich, seine Kunden über die Notwendigkeit und die Abläufe bei der Registrierung sowie die damit verbundene Datenverarbeitung (siehe auch Ziffer 2.4) zu informieren. Es obliegt dem Unternehmer, sich über die für seinen Betrieb jeweils geltenden Regelungen laufend zu informieren. Diese Regelungen können sich z.B. je nach Branche, Betriebsgröße, Bundesland und Kommune unterscheiden. Soweit der Anbieter auf seiner Website oder durch Verlinkung (bspw. auf die Übersichten von Branchenverbänden wie DEHOGA) Informationen zu solchen Registrierungspflichten bereithält, erfolgt dies ohne Gewähr.

3.3 Zur Klarstellung: Die Erfüllung von Dokumentationspflichten über die Plattform ist nur möglich, soweit die Plattform technisch erreichbar ist und der jeweilige Kunde über ein Smartphone mit QR-Lesefunktion und Internetverbindung verfügt. Es obliegt dem Unternehmer, Vorkehrung für eine alternative Dokumentation zu treffen und vorzuhalten, und diese bei Nichterreichbarkeit der Plattform bzw. bei Kunden ohne Smartphone auch einzusetzen.

3.4 Der Unternehmer zahlt an den Anbieter das vereinbarte Entgelt. Höhe und sonstige Zahlungsmodalitäten ergeben sich aus Ziffer 5 und der jeweiligen Leistungsbeschreibung.

3.5 Der Unternehmer behandelt seine Zugangsdaten und seinen privaten Schlüssel vertraulich und gibt diese nicht an Dritte weiter. Er informiert den Anbieter unverzüglich, wenn er den Verdacht hat, dass Dritte unbefugt Zugriff auf diese Daten  haben oder hatten, und ändert in diesen Fällen unverzüglich die betroffenen Passwörter. Der Unternehmer ist dafür verantwortlich, seinen privaten Schlüssel sicher zu verwahren. Bei Verlust des Schlüssels ist ein Zugriff auf den Klartext der gespeicherten Kunden-Registrierungen nicht mehr möglich, auch und insbesondere nicht für den Anbieter.

3.6 Der Unternehmer räumt dem Anbieter an sämtlichen Inhalten, die er im Rahmen der Nutzung der Plattform auf die Server des Anbieters überträgt, ein einfaches, räumlich und zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht ein, die Inhalte insoweit zu nutzen, wie dies zur Erfüllung des Vertrages mit dem Unternehmer erforderlich ist, insbesondere die Inhalte zu vervielfältigen und sie entsprechend der Einstellungen des Unternehmers sonstigen Dritten (z.B. Besuchern der Plattform) zugänglich zu machen. Der Anbieter ist berechtigt, an seine Erfüllungsgehilfen Unterlizenzen zu erteilen, soweit dies für die Vertragserfüllung erforderlich ist. Im Übrigen ist das Nutzungsrecht nicht übertragbar. Der Anbieter ist berechtigt, über die Dauer des Vertrages hinaus Inhalte des Unternehmers vorzuhalten, soweit dies technisch oder rechtlich erforderlich ist. Insbesondere ist der Anbieter befugt, Sicherungskopien der vom Unternehmer bereitgestellten Inhalte aufzubewahren und solche Informationen vorübergehen oder dauerhaft zu speichern, die für Buchhaltungs-, Dokumentationsund Abrechnungszwecke benötigt werden.

3.7 Der Unternehmer stellt den Anbieter von allen Ansprüchen, Schäden und Kosten (einschließlich Rechtsverteidigungskosten wie insbesondere marktüblicher Rechtsanwaltshonorare) frei, die dadurch entstehen, dass Dritte wegen eines tatsächlichen oder behaupteten Verstoßes des Unternehmers gegen seine vorstehende Pflichten Ansprüche gegen den Anbieter geltend machen.  


4 Nutzungsrechte an der Software

4.1 Mit Vertragsbeginn räumt der Anbieter dem Unternehmer das zeitlich auf die Vertragslaufzeit beschränkte, nicht ausschließliche, weltweite, nicht übertragbare, nicht unterlizensierbare Recht ein, die der Plattform zugrunde liegende Software vertragsgemäß als SaaS-Leistung zu nutzen. Zur Klarstellung: Die Software wird ausschließlich bei dem Anbieter betrieben und der Unternehmer ist nicht berechtigt, diese herunterzuladen oder zu installieren oder anderweitig zu vervielfältigen, verbreiten oder nutzen; auch am Quellcode erhält der Unternehmer keine Rechte. Der Unternehmer ist nicht berechtigt, die Software seinerseits zu den Erbringungen solcher Leistungen an Dritte zu nutzen, die den Leistungen des Anbieters nach diesem Vertrag ganz oder teilweise entsprechen.

4.2 Von der Rechteeinräumung ausgenommen sind Bestandteile der Software, die für den Unternehmer erkennbar Rechten Dritter (also anderer als der Anbieter und seiner Lizenzgeber) und insbesondere Open Source Lizenzen unterliegen. Als erkennbar gelten insbesondere solche Bestandteile, die vom Anbieter innerhalb der Software oder in überlassenen Textdateien als Inhalte Dritter oder als Open Source-Inhalt offengelegt bzw. gekennzeichnet werden. Solche Bestandteile unterliegen ausschließlich den jeweils für sie geltenden Lizenzen.  


5 Vergütung; Kostenloser Starttzeitraum​

5.1 Der Unternehmer zahlt für die Nutzung der der Plattform an den Anbieter die sich aus der Leistungsbeschreibung ergebende Vergütung. Soweit die Leistungsbeschreibung einen kostenlosen Startzeitraum vorsieht, erfolgt die Leistungserbringung durch den Anbieter insoweit unentgeltlich.

5.2 Soweit nicht in der Leistungsbeschreibung abweichend vereinbart, erfolgt die Rechnungsstellung jeweils am Ende des Monats.

5.3 Soweit die Leistungsbeschreibung eine vergünstigte Vergütung für bestimmte Gruppen von Unternehmern (z.B. Mitglieder einer Branche, eines Verbandes, o.ä.) vorsieht, behält sich der Anbieter die Anforderung entsprechender Nachweise und/oder anderweitige Überprüfung (z.B. durch Rückfrage bei dem jeweiligen Verband) vor. Sollten die Voraussetzungen für die Vergünstigung nicht nachgewiesen werden oder wegfallen, behält sich der Anbieter vor, die volle Vergütung auch rückwirkend für solche Zeiträume zu erheben, in denen die Voraussetzungen für die Vergünstigung nicht nachgewiesen sind.

5.4 Alle Beträge sind Nettobeträge und verstehen sich zzgl. Umsatzsteuer in jeweils gesetzlicher Höhe, soweit anfallend. Die in Rechnung gestellten Beträge sind mit Zugang der Rechnung fällig und werden von dem hinterlegten Zahlungsmittel (soweit vorhanden) abgebucht. Die zur Verfügung stehenden Zahlungsmittel ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.

5.5 Im Falle des Verzugs stehen dem Anbieter die gesetzlichen Rechte zu. Ziffer 2.7 bleibt unberührt.


6 Laufzeit; Kündigung

6.1 Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von jeder Partei mit einer Frist von zwei Wochen vom Monatsende ordentlich gekündigt werden.

6.2 Das gesetzliche Recht zur außerordentlichen fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

6.3 Jede Kündigung bedarf der Textform.

6.4 Vor Wirksamwerden der Kündigung auf der Plattform erfasste Kunde-Registrierungen bleiben auch nach der Kündigung noch bis zu ihrer turnusmäßigen Löschung abrufbar.


7 Gewährleistung

7.1 Soweit der Unternehmer in Ansehung eines Teils der Leistung gesetzliche Gewährleistungsansprüche dem Grunde nach zustehen (d.h. insbesondere soweit es sich nicht um einen Dienst im Sinne der § 611 ff. BGB handelt und soweit die Leistung nicht unentgeltlich erbracht wird), wird der Anbieter zunächst nach seiner Wahl und auf seine Kosten durch Behebung von Mängeln oder Neuerbringung der Leistung innerhalb einer vom Unternehmer zu setzenden angemessenen Frist nacherfüllen. Die Frist muss mindestens drei Nacherfüllungsversuche ermöglichen.Ein Fehler liegt dann vor, wenn die Plattform die in der Leistungsbeschreibung abschließend angegebenen Funktionen nicht erfüllt bzw. wenn diese Funktionen  fehlerhafte Ergebnisse liefern, so dass die Nutzung der Plattform unmöglich oder erheblich eingeschränkt ist.

7.3 Bei der Meldung auftretender Fehler hat der Unternehmer diese detailliert zu beschreiben und alle dem Unternehmer vorliegenden Informationen beizufügen, die erforderlich oder nützlich sind, damit der Anbieter den Fehler analysieren, reproduzieren und beheben kann.

7.4 Als Nachbesserung gilt auch die Bereitstellung von Nutzungsanweisungen, mit denen der Unternehmer aufgetretene Fehler zumutbar umgehen kann, um die Plattform vertragsgemäß zu nutzen. 7.5 Schlägt die Nacherfüllung endgültig fehl, kann der Unternehmer nach Maßgabe dieser Ziffer

7.5 den Vertrag kündigen, die Vergütung mindern oder nach Maßgabe der Ziffer 8 Schadenersatz verlangen. Sonstige Ansprüche, insbesondere ein etwaiges Selbstvornahmerecht, sind ausgeschlossen. Das Recht zur Minderung ist für jeden Monat in dem der Fehler fortbesteht auf die Höhe der den mangelhaften Leistungsteil betreffenden monatlichen Vergütung beschränkt. Erreicht die Minderung nach dieser Ziffer in zwei aufeinander folgenden Monaten den genannten Höchstbetrag, kann der Unternehmer den Vertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen.

8 Haftung

8.1 Soweit der Anbieter eine Leistung unentgeltlich erbringt, haftet er nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

8.2 Soweit der Anbieter eine Leistung entgeltlich erbringt, haftet er abschließend wie folgt.

8.2.1 Die gesetzliche Haftung des Anbieters für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit ist unbeschränkt.

8.2.2 In Fällen einfacher Fahrlässigkeit außer in den Fällen der Ziffer

8.1 haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht. Eine wesentliche Vertragspflicht im Sinne dieser Ziffer ist eine Pflicht, deren Erfüllung die Durchführung des Vertrages erst ermöglicht und auf deren Erfüllung sich der Unternehmer deswegen regelmäßig verlassen darf.

8.2.3 Der Anbieter haftet im Fall von Ziffer 8.2.2 weder für mangelnden wirtschaftlichen Erfolg, noch für entgangenen Gewinn oder für mittelbare Schäden.Die Haftung gemäß der vorstehenden Ziffer 8.2.2 ist pro Kalenderjahr beschränkt auf den Betrag der in diesem Kalenderjahr vom Unternehmer an den Anbieter gezahlten Vergütung.

8.3 Die Haftungsbeschränkungen gelten zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter, Beauftragten und Erfüllungsgehilfen des Anbieters und dessen Subunternehmer entsprechend.

8.4 Eine etwaige Haftung des Anbieters für gegebene Garantien (die ausdrücklich als solche bezeichnet sein müssen um Garantien im Rechtssinne zu sein) und für Ansprüche auf Grund des Produkthaftungsgesetzes bleibt unberührt. 8.5 Eine weitergehende Haftung des Anbieters ist ausgeschlossen. Insbesondere ausgeschlossen ist die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel der Plattform gem. § 536a Abs. 1, 1. Alt. BGB.


9 AGB-Änderungen

Diese AGB können durch entsprechende Vereinbarung wie nachfolgend beschrieben geändert werden, wenn die Änderung wegen einer Änderung des geltenden Rechts (einschließlich der Rechtsprechung) oder aus ähnlich zwingenden Gründen nötig ist und die Hauptleistungspflichten der Parteien dadurch nicht zum Nachteil des Unternehmers verändert werden: Der Anbieter übermittelt die geänderten Bedingungen vor dem geplanten Inkrafttreten in Textform und weist auf die Neuregelungen sowie das Datum des geplanten Inkrafttretens gesondert hin. Zugleich wird der Anbieter dem Unternehmer eine angemessene, mindestens vier Wochen lange Frist für die Erklärung einräumen, ob er die geänderten AGB für die weitere Inanspruchnahme der Leistungen akzeptiert. Erfolgt innerhalb dieser Frist, welche ab Erhalt der Nachricht in Textform zu laufen beginnt, keine Erklärung, so gelten die geänderten Bedingungen als vereinbart. Der Anbieter wird den Unternehmer in der Änderungsmitteilung gesondert auf diese Rechtsfolge, d.h. das Widerspruchsrecht, die Widerspruchsfrist und die Bedeutung des Schweigens hinweisen.


10 Schlussbestimmungen

10.1 Dieser Vertrag unterliegt deutschem Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand ist München.

10.2 Der Unternehmer kann gegen Forderungen des Anbieters nur dann aufrechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen, wenn die Gegenforderung unbestritten oder rechtskräftig zuerkannt ist oder in einem synallagmatischen Verhältnis zu dem jeweils betroffenen Anspruch steht.

10.3 Abweichungen von diesen Geschäftsbedingungen im Einzelfall bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für einen Verzicht auf das Schriftformerfordernis. Zur Klarstellung: Die Möglichkeit zur Änderung der Geschäftsbedingungen nach Ziffer 10 oder durch elektronische Zustimmung des Unternehmers (z.B. Zustimmung zu neuer Version der Geschäftsbedingungen innerhalb des Accounts) bleibt unberührt. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

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